¿Cómo tener reuniones exitosas?

“Las reuniones son el corazón de una organización efectiva, y cada reunión es una oportunidad de clarificar inconvenientes, plantear nuevas direcciones, mejorar el enfoque, crear alineamiento, y seguir adelante.” Paul Axtel

Lleva tus reuniones a otro nivel y mejora tu productividad y eficiencia. Desde el 2020, se ha demostrado estadísticamente que el 70% de colaboradores han experimentado un incremento de reuniones, y el tiempo promedio que pasan en reuniones es el 20% de su semana, y solo el 10% es considerado productivo mientras que el 8% es considerado una pérdida de tiempo total.  Es impactante, pero no significa que tienes que seguir perdiendo tu tiempo. Si quieres tener reuniones exitosas, tienes que saber que esto no pasa por casualidad, pero si por diseño.

¿Por qué es importante tener reuniones exitosas?

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1. Mejora el engagement y colaboración

Hacer preguntas, involucrar a la gente, y demostrar que te importan las opiniones de los presentes, hará que los participantes tengan un mejor enganche y quieran aportar en la reunión.

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2. Incrementa la responsabilidad

El ambiente en una buena reunión demuestra que todas las contribuciones son valoradas y los participantes se sienten cómodos.

Comprometerse a una acción en una reunión tiene mucho más peso que si se hubiera hecho vía email. 

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3. Sentido de propósito compartido 

Compartir el propósito de la reunión junto a una agenda, asegurará que todos los participantes estén en la misma página. El sentimiento de pertenencia al equipo gracias a un propósito en común tendrá como consecuencia beneficiciosos resultados.

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4. Tomar mejores decisiones

Una reunión exitosa, provee un camino claro y soluciones para tomar mejores decisiones. 

Ocupación efectiva del tiempo, esfuerzo, y dinero. 

Cuando individuos comparten la misma meta y están claros sobre los asuntos, se puede alocar recursos correctamente. 

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5. Oportunidades para crecimiento personal

Una reunión efectiva ayuda a los individuos a desarrollar habilidades como: comunicación, tomar-decisiones, y liderazgo.

La práctica te hará mejorar y progresar tus resultados en las reuniones, asegúrate en tus próximas reuniones de:

1. Agendar la reunión

1.  Justifica la reunión y el resultado que se desea obtener en la misma. 
2. Es importante agendar con anticipación.
3. Agenda de manera formal y envía recordatorios de la reunión.

2. Participantes

1. Invita a todos los tomadores de decisiones, la audiencia que debe estar presente debe tener una invitación  
2. Invita a jugadores no a espectadores. No sobre invites a personas, asegúrate de que estén los correctos.
3. Si tu objetivo es tener un aporte, opiniones de los participantes, limita la reunión a 8 personas.
4. Involucra a los participantes, asegúrate que todas las voces sean escuchadas.

3. Propósito

1. ¿Cuál es la razón de esta reunión?
2. ¿Qué quiero alcanzar durante esta reunión?

4. Agenda

1. Planifica la reunión y revisa todos los detalles.
2. Comparte la agenda con todos los miembros de la reunión. 
3. Revisa que la agenda tenga todos los temas a tratar en la reunión y que estos tengan coherencia con el propósito.

5. Mentalidad

1. ¿Cuál es la mentalidad correcta para mejorar el ambiente, el enfoque, y la participación?

6. Tiempo

1. No hagas reuniones más largas de lo necesario
2. Respeta el tiempo asignado para la reunión, empieza y termina a tiempo.

7. Resultados

1. Las reuniones efectivas son orientadas a resultados.
2. El objetivo es definido antes de la reunión y debe ser cumplido en el transcurso de la misma. 

8. Apertura de la reunión

1. Comienza la reunión con algo impactante para llamar la atención de los espectadores.
2. Recuerda a los miembros el propósito y objetivo de la reunión.

9. Cierre de la reunión

1. Finaliza con un plan de acción.
2. Asegúrate que todos tengan claro los siguientes pasos, o la discusión de la reunión.
3. Utiliza el acercamiento QQC, Quién hará Qué para Cuando.
4. Obtén una retroalimentación.

10. Maneja los comportamientos ineficientes 

1. No permitas que los malos comportamientos de una persona, arruinen la reunión, responde adecuada y respetuosamente.
2. Después de la reunión, ten un acercamiento con la persona y ofrece métodos para que pueda mejorar su desempeño en la siguiente reunión

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Domina las reuniones con práctica, aprende a tener conversaciones efectivas y usa las 4 claves de comunicación: claridad, candor, compromiso, afinidad.

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